En la entidad se recepcionan documentos por medio de la mensajería, los fax, correo certificado ya sea local, nacional o internacional, también aunque en mínima cantidad se recepciona documentos por medio del correo electrónico.
lunes, 23 de junio de 2008
MEDIOS DE RECEPCION DE DOCUMENTOS
En la entidad se recepcionan documentos por medio de la mensajería, los fax, correo certificado ya sea local, nacional o internacional, también aunque en mínima cantidad se recepciona documentos por medio del correo electrónico.
lunes, 16 de junio de 2008
EVIDENCIA - 8
PASOS PARA LA ELABORACION DE UN CONTRATO EN LA CAMARA DE COMERCIO DE CALI
Para elaborar un contrato en la entidad, se requiere cumplir con los pasos previos a la contratación como completar la documentación aprobada. Los documentos previos a la elaboración del contrato son:
CARTA PROFORMA PARA INVITAR A COTIZAR
Esta carta contiene los siguientes elementos:
Fecha de emisión de la invitación y fecha máxima para presentar cotizaciones.
Nombre del oferente y persona de contacto para aclarar detalles de la cotización.
Teléfonos de contacto.
Detalle o descripción breve del trabajo a realizar.
Forma como debe presentar la cotización y medio por el cual debe hacerla llegar.
Detalles del procedimiento de selección que se utilizará, incluidas las categorías de la evaluación técnica y la ponderación que se dará a cada una.
Estimación indicada del nivel de necesidades de personal que ha de requerir el contratista, tiempo previsto para el desarrollo del trabajo
Información financiera que se exigirá a la firma seleccionada.
PROPUESTAS ECONÓMICAS O COTIZACIONES DEL CONTRATISTA
La cotización es un ofrecimiento comercial formal por parte de los proveedores contactados por la Cámara, en forma preimpresa de la empresa y debidamente firmada por quien la represente legal o comercialmente.
Si varias personas (naturales o jurídicas) confluyen al tiempo para presentar la cotización y sus términos son similares, la Cámara de Comercio de Cali tendrá la posibilidad de escoger aquel que mejores garantías le ofrezca, pudiendo también contratar con más de un (1) contratista si la combinación de los dos (2) contratos favorece a la Cámara técnica y/o económicamente.
La consecución de las cotizaciones es función de las áreas que contratan.
Criterios para solicitar cotizaciones de acuerdo con las cuantías estimadas a contratar:
Cuantías inferiores a un (1) S.M.M.L.V se conseguirán telefónicamente y el encargado de cotizar llevará un registro de ello.
Para cuantías mayores a un (1) S.M.M.L.V y menores o iguales a diez (10) S.M.M.L.V se recomienda tramitar como mínimo dos (2) cotizaciones.
Para cuantías superiores a diez (10) S.M.M.L.V se recomienda tramitar como mínimo tres (3) cotizaciones y en los casos que aplique un cuadro resumen de las propuestas, analizando los factores cualitativos y cuantitativos, sustentando el proveedor a seleccionar.
Se excluye del proceso de cotizaciones y prevalecerá solo una (1) propuesta comercial en:
En contratos intuitu personae será suficiente la propuesta técnica y económica del contratista.
Aquellos casos de monopolio o donde no hay sino un solo proveedor.
Casos imprevisibles y de urgencia excepcional que a juicio del director ordenador del gasto ameriten tratamiento especial.
TERMINOS DE REFERENCIA.
Toda elaboración de un contrato se debe tramitar en el documento "Término de referencia", documento interno dirigido a la subdirección jurídica firmado por el ordenador del gasto y que define el objeto, las obligaciones, especificaciones del bien o servicio que requiere contratar, las garantías requeridas, la fuente de los recursos del presupuesto o de fondos cuando aplique, el criterio de selección, el valor y su forma de pago, las autorizaciones y la identificación del contratista. Este documento servirá a la subdirección jurídica como guía que tipifica la naturaleza del contrato a elaborar.
Los datos del proveedor seleccionado deberán ser tomados del certificado de existencia y representación que anexa el comerciante en la propuesta.
Para los casos Intuitu personae el ordenador del gasto deberá consignarlo en los términos de referencia.
No será necesario tramitar el criterio de selección por parte del ordenador del gasto en contratos Intuitu personae.
CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
Para todo contrato, el contratante debe solicitar al contratista seleccionado el certificado de existencia y representación legal tratándose de personas jurídicas o personas naturales inscritas en el registro mercantil, éste certificado podrá ser en original y reciente, en todo caso su tiempo de expedición no debe ser superior a (3) tres meses.
Una vez se ha cumplido con esta documentación y este aprobada, se procede a diligenciar el formato para contratos el cual consta de los siguiente:
Numero del contrato: es una numeración consecutiva
Objeto: resumen concreto de lo que se trata el contrato
Contratista: nombre del contratista ya sea persona natural o jurídica
Valor: el monto total del contrato en números.
Texto del contrato: es el contenido del contrato de acuerdo a lo establecido por la ley con sus cláusulas correspondientes. Al final se coloca la fecha de la firma del contrato, nombre de la empresa contratante y la contratista, nombre, cargo y firma de los representantes legales de cada una y de dos testigos.
Para elaborar un contrato en la entidad, se requiere cumplir con los pasos previos a la contratación como completar la documentación aprobada. Los documentos previos a la elaboración del contrato son:
CARTA PROFORMA PARA INVITAR A COTIZAR
Esta carta contiene los siguientes elementos:
Fecha de emisión de la invitación y fecha máxima para presentar cotizaciones.
Nombre del oferente y persona de contacto para aclarar detalles de la cotización.
Teléfonos de contacto.
Detalle o descripción breve del trabajo a realizar.
Forma como debe presentar la cotización y medio por el cual debe hacerla llegar.
Detalles del procedimiento de selección que se utilizará, incluidas las categorías de la evaluación técnica y la ponderación que se dará a cada una.
Estimación indicada del nivel de necesidades de personal que ha de requerir el contratista, tiempo previsto para el desarrollo del trabajo
Información financiera que se exigirá a la firma seleccionada.
PROPUESTAS ECONÓMICAS O COTIZACIONES DEL CONTRATISTA
La cotización es un ofrecimiento comercial formal por parte de los proveedores contactados por la Cámara, en forma preimpresa de la empresa y debidamente firmada por quien la represente legal o comercialmente.
Si varias personas (naturales o jurídicas) confluyen al tiempo para presentar la cotización y sus términos son similares, la Cámara de Comercio de Cali tendrá la posibilidad de escoger aquel que mejores garantías le ofrezca, pudiendo también contratar con más de un (1) contratista si la combinación de los dos (2) contratos favorece a la Cámara técnica y/o económicamente.
La consecución de las cotizaciones es función de las áreas que contratan.
Criterios para solicitar cotizaciones de acuerdo con las cuantías estimadas a contratar:
Cuantías inferiores a un (1) S.M.M.L.V se conseguirán telefónicamente y el encargado de cotizar llevará un registro de ello.
Para cuantías mayores a un (1) S.M.M.L.V y menores o iguales a diez (10) S.M.M.L.V se recomienda tramitar como mínimo dos (2) cotizaciones.
Para cuantías superiores a diez (10) S.M.M.L.V se recomienda tramitar como mínimo tres (3) cotizaciones y en los casos que aplique un cuadro resumen de las propuestas, analizando los factores cualitativos y cuantitativos, sustentando el proveedor a seleccionar.
Se excluye del proceso de cotizaciones y prevalecerá solo una (1) propuesta comercial en:
En contratos intuitu personae será suficiente la propuesta técnica y económica del contratista.
Aquellos casos de monopolio o donde no hay sino un solo proveedor.
Casos imprevisibles y de urgencia excepcional que a juicio del director ordenador del gasto ameriten tratamiento especial.
TERMINOS DE REFERENCIA.
Toda elaboración de un contrato se debe tramitar en el documento "Término de referencia", documento interno dirigido a la subdirección jurídica firmado por el ordenador del gasto y que define el objeto, las obligaciones, especificaciones del bien o servicio que requiere contratar, las garantías requeridas, la fuente de los recursos del presupuesto o de fondos cuando aplique, el criterio de selección, el valor y su forma de pago, las autorizaciones y la identificación del contratista. Este documento servirá a la subdirección jurídica como guía que tipifica la naturaleza del contrato a elaborar.
Los datos del proveedor seleccionado deberán ser tomados del certificado de existencia y representación que anexa el comerciante en la propuesta.
Para los casos Intuitu personae el ordenador del gasto deberá consignarlo en los términos de referencia.
No será necesario tramitar el criterio de selección por parte del ordenador del gasto en contratos Intuitu personae.
CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
Para todo contrato, el contratante debe solicitar al contratista seleccionado el certificado de existencia y representación legal tratándose de personas jurídicas o personas naturales inscritas en el registro mercantil, éste certificado podrá ser en original y reciente, en todo caso su tiempo de expedición no debe ser superior a (3) tres meses.
Una vez se ha cumplido con esta documentación y este aprobada, se procede a diligenciar el formato para contratos el cual consta de los siguiente:
Numero del contrato: es una numeración consecutiva
Objeto: resumen concreto de lo que se trata el contrato
Contratista: nombre del contratista ya sea persona natural o jurídica
Valor: el monto total del contrato en números.
Texto del contrato: es el contenido del contrato de acuerdo a lo establecido por la ley con sus cláusulas correspondientes. Al final se coloca la fecha de la firma del contrato, nombre de la empresa contratante y la contratista, nombre, cargo y firma de los representantes legales de cada una y de dos testigos.
EVIDENCIA - ACTA DE ELIMINACION
CAMARA DE COMERCIO DE CALI
ARCHIVO CENTRAL
COMITÉ DE ARCHIVO
ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
En la fecha: junio 16 de 2008 ____ y en la ciudad de __Santiago de Cali____________
El suscrito __DIEGO FERNANDO OCAMPO GARCIA__ C.C. No. __64.641.194 DE Cali.
_______
En su calidad de PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ARCHIVO:
Bajo la gravedad del juramento, hago constar que todos los documentos que a continuación se detallan fueron destruidos por haber cumplido su término de retención establecido en la TRD.
El suscrito __DIEGO FERNANDO OCAMPO GARCIA__ C.C. No. __64.641.194 DE Cali.
_______
En su calidad de PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ARCHIVO:
Bajo la gravedad del juramento, hago constar que todos los documentos que a continuación se detallan fueron destruidos por haber cumplido su término de retención establecido en la TRD.
Relación de Series y Subseries Documentales:
Recibos de caja del año 1984 y 1985 (330 en total)
xxxxxx___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Estos documentos fueron destruidos por medios mecánicos, delante de los testigos que en constancia firman la presente.
____________________________________ ____________________________________
PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ARCHIVOS
NOMBRE: DIEGO F OCAMPO GARCIA
C.C. 64.641.194
SECRETARIO DEL COMITE DE ARCHIVOS
NOMBRE: CECILIA TORRES Z.
C.C. No. 31.299.748
C.C. No. 31.299.748
_______________________________________________
JEFE DEPENDENCIA PRODUCTORA DE DOCUMENTOS
NOMBRE: ANGELA RICAURTE
C.C. No.31.930.559 DE CALI
____________________________________ ____________________________________
TESTIGO TESTIGO
NOMBRE: CARLOS ALARCON NOMBRE: CESAR VINASCO
C.C. No. 16.695.843
JEFE DEPENDENCIA PRODUCTORA DE DOCUMENTOS
NOMBRE: ANGELA RICAURTE
C.C. No.31.930.559 DE CALI
____________________________________ ____________________________________
TESTIGO TESTIGO
NOMBRE: CARLOS ALARCON NOMBRE: CESAR VINASCO
C.C. No. 16.695.843
CESAR VINASCO
DE CALI C.C. No.16.798.245 .
EVIDENCIA - 7
Sesión Ordinaria del Comité de Convivencia Ciudadana
Acta No. 1656
Fecha: junio 16 de 2008
Hora: 8:00 a.m.
Lugar: Sala 1 del piso 3º. De la Cámara de Comercio de Cali
Asistentes:
Directivos Octavio de Jesús Quintero Gómez, Gustavo Alberto Jaramillo Mejía, Jorge Ernesto Holguín Beplat, asesor; Julián Domínguez Rivera, Presidente Ejecutivo; Diego Fernando Ocampo García, Director de Operaciones y Registros; Alberto José Sinisterra Molina, Director Empresarial; y Enrique Forero Ortiz, Secretario del Comité.
ORDEN DEL DÍA
Verificación del quórum y aprobación de las actas Nos. 1654 y 1655 correspondientes a las sesiones extraordinarias del lunes 6 y ordinaria del miércoles 15 de diciembre de 2007, respectivamente.
Asunto Gobernabilidad en Cali.
Acciones por los Empresarios 2005:
Proposiciones y varios.
VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM Y APROBACIÓN DE LAS ACTAS NOS. 1654 Y 1655 CORRESPONDIENTES A LAS SESIONES EXTRAORDINARIA DEL LUNES 6 Y ORDINARIA DEL MIÉRCOLES 15 DE DICIEMBRE DE 2007, RESPECTIVAMENTE
Verificado el quórum y aprobado el orden del día, la Junta aprueba las actas Nos. 1654 y 1655 correspondientes a las sesiones extraordinarias del lunes 6 y ordinario del miércoles 15 de diciembre de 2007, respectivamente. Asistieron todos los invitados.
ASUNTO GOBERNABILIDAD EN CALI
El doctor Domínguez recuerda que en la sesión de noviembre el doctor Eduardo José Victoria sometió a consideración de la Junta la idea de impulsar un gran acuerdo cívico en beneficio de la ciudad y de que la Cámara tuviera una posición sobre Gobernabilidad local. El doctor Victoria acompañó su iniciativa con antecedentes, papel de la Cámara, requerimientos y pasos a seguir en caso de que fuera adoptada. La Junta acogió en principio la idea y solicitó que se volviera a discutir en la sesión de diciembre y en ésta la aplazó para la de enero.
El doctor Domínguez complementa su introducción a este asunto refiriéndose a los factores positivos que rodean la iniciativa y a los contactos con quienes han manifestado interés en postularse como candidatos a regir los destinos de la ciudad, sin descartar que otras personas prestantes puedan estar interesadas en hacerlo también.
Se refiere asimismo a que un grupo de personas motivadas por su civismo está interesado en reactivar la Unidad de Acción Vallecaucana con el objeto de contribuir al fomento del progreso de la región y a la solución de los problemas que afectan a los sectores más pobres de la población, así como con el de fijar su posición sobre Gobernabilidad de Cali. En esta otra iniciativa, de por sí de trascendencia, agrega, participa a título personal y bajo perfil.
ACCIONES POR LOS EMPRESARIOS 2008
A pedido de la Junta el doctor Domínguez informa sobre las acciones de la Cámara por los empresarios este año. Son la respuesta, dice, a la pregunta ¿Qué hacemos por los Empresarios? Uno de los elementos de la misión de la Entidad, prosigue, es promover el desarrollo económico de la ciudad y la región mediante el apoyo a la actividad empresarial, y de la visión de la misma constituirse como principal prestadora de servicios empresariales que generen valor a sus afiliados.
PROPOSICIONES Y VARIOS
Autorizaciones para contratar.- El Presidente del Comité solicita el concepto favorable de la Comisión de la Mesa autorización para contratar los servicios que se requieren para el Programa de Convivencia
No habiendo otros puntos que tratar y siendo las diez y treinta de la mañana (10:30 a.m.) se levanta la sesión.
En constancia firman la presente acta el Presidente y el Secretario de la Junta.
EDUARDO JOSÉ VICTORIA RUIZ
Presidente
ENRIQUE FORERO ORTIZ
Secretario
EVIDENCIA - 6
M E M O R A N D O
Santiago de Cali, 25 de mayo de 2008
PARA: DOCTOR DIEGO FERNANDO OCAMPO GARCIA
Director Administrativo y Financiero
DE:: Subdirectora Centro de Convenciones
ASUNTO: Solicitud de Anticipo
Por concepto de anticipo muy comedidamente le solicito cheque a mi nombre, por valor de cuarenta mil seiscientos pesos ($40.600), con el fin de cubrir gastos de participación en el taller "Definición y Construcción de un Destino Turístico" que se realizará en la ciudad e Bogotá los días 26 y 27 de septiembre de 2007.
Centro de Costo: 400901 Capacitación.
Atentamente,
MARIA ISABEL SANCHO PIEDRAHITA
Santiago de Cali, 25 de mayo de 2008
PARA: DOCTOR DIEGO FERNANDO OCAMPO GARCIA
Director Administrativo y Financiero
DE:: Subdirectora Centro de Convenciones
ASUNTO: Solicitud de Anticipo
Por concepto de anticipo muy comedidamente le solicito cheque a mi nombre, por valor de cuarenta mil seiscientos pesos ($40.600), con el fin de cubrir gastos de participación en el taller "Definición y Construcción de un Destino Turístico" que se realizará en la ciudad e Bogotá los días 26 y 27 de septiembre de 2007.
Centro de Costo: 400901 Capacitación.
Atentamente,
MARIA ISABEL SANCHO PIEDRAHITA
EVIDENCIA - 4
CIRCULAR
MODELO COMBINADO (4 COMO EJEMPLO)
CIRCULAR No. 10
Santiago de Cali, 29 de mayo de 2002
CABRERA & ASOCIADOS S.A.
HECTOR HERNAN CABRERA
Jefe de Archivo
ASUNTO: Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD"
Cordialmente le invitamos a inscribirse en el Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD", el cual se realizará en la Cámara de Comercio de Cali, el día 25 de junio del año en curso.
Siendo un tema de actualidad esperamos su participación, así fomentaremos la cultura de la calidad para la organización de archivos.
Atentamente,
JULIÁN DOMÍNGUEZ RIVERA
Presidente
CIRCULAR No. 10
Santiago de Cali, 29 de mayo de 2002
GONZALO MILLAN C. & ASOCIADOS LTDA.
GONZALO MILLAN CEBALLOS
Jefe de Archivo
ASUNTO: Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD"
Cordialmente le invitamos a inscribirse en el Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD", el cual se realizará en la Cámara de Comercio de Cali, el día 25 de junio del año en curso.
Siendo un tema de actualidad esperamos su participación, así fomentaremos la cultura de la calidad para la organización de archivos.
Atentamente,
JULIÁN DOMÍNGUEZ RIVERA
Presidente
CIRCULAR No. 10
Santiago de Cali, 29 de mayo de 2002
A & CONSULTORIA Y AUDITORIA EMPRESARIAL (ENTIDAD COOPERATIVA)
LUIS HUMBERTO RAMIREZ BARRIOS
Jefe de Archivo
ASUNTO: Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD"
Cordialmente le invitamos a inscribirse en el Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD", el cual se realizará en la Cámara de Comercio de Cali, el día 25 de junio del año en curso.
Siendo un tema de actualidad esperamos su participación, así fomentaremos la cultura de la calidad para la organización de archivos.
Atentamente,
JULIÁN DOMÍNGUEZ RIVERA
Presidente
CIRCULAR No. 10
Santiago de Cali, 29 de mayo de 2002
JAVH McGREGOR LTDA.
GILDARDO GALINDO TIJARDO
Jefe de Archivo
ASUNTO: Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD"
Cordialmente le invitamos a inscribirse en el Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD", el cual se realizará en la Cámara de Comercio de Cali, el día 25 de junio del año en curso.
Siendo un tema de actualidad esperamos su participación, así fomentaremos la cultura de la calidad para la organización de archivos.
Atentamente,
JULIÁN DOMÍNGUEZ RIVERA
Presidente
MODELO COMBINADO (4 COMO EJEMPLO)
CIRCULAR No. 10
Santiago de Cali, 29 de mayo de 2002
CABRERA & ASOCIADOS S.A.
HECTOR HERNAN CABRERA
Jefe de Archivo
ASUNTO: Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD"
Cordialmente le invitamos a inscribirse en el Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD", el cual se realizará en la Cámara de Comercio de Cali, el día 25 de junio del año en curso.
Siendo un tema de actualidad esperamos su participación, así fomentaremos la cultura de la calidad para la organización de archivos.
Atentamente,
JULIÁN DOMÍNGUEZ RIVERA
Presidente
CIRCULAR No. 10
Santiago de Cali, 29 de mayo de 2002
GONZALO MILLAN C. & ASOCIADOS LTDA.
GONZALO MILLAN CEBALLOS
Jefe de Archivo
ASUNTO: Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD"
Cordialmente le invitamos a inscribirse en el Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD", el cual se realizará en la Cámara de Comercio de Cali, el día 25 de junio del año en curso.
Siendo un tema de actualidad esperamos su participación, así fomentaremos la cultura de la calidad para la organización de archivos.
Atentamente,
JULIÁN DOMÍNGUEZ RIVERA
Presidente
CIRCULAR No. 10
Santiago de Cali, 29 de mayo de 2002
A & CONSULTORIA Y AUDITORIA EMPRESARIAL (ENTIDAD COOPERATIVA)
LUIS HUMBERTO RAMIREZ BARRIOS
Jefe de Archivo
ASUNTO: Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD"
Cordialmente le invitamos a inscribirse en el Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD", el cual se realizará en la Cámara de Comercio de Cali, el día 25 de junio del año en curso.
Siendo un tema de actualidad esperamos su participación, así fomentaremos la cultura de la calidad para la organización de archivos.
Atentamente,
JULIÁN DOMÍNGUEZ RIVERA
Presidente
CIRCULAR No. 10
Santiago de Cali, 29 de mayo de 2002
JAVH McGREGOR LTDA.
GILDARDO GALINDO TIJARDO
Jefe de Archivo
ASUNTO: Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD"
Cordialmente le invitamos a inscribirse en el Seminario "LA GESTION DOCUMENTAL Y LOS SISTEMAS DE CALIDAD", el cual se realizará en la Cámara de Comercio de Cali, el día 25 de junio del año en curso.
Siendo un tema de actualidad esperamos su participación, así fomentaremos la cultura de la calidad para la organización de archivos.
Atentamente,
JULIÁN DOMÍNGUEZ RIVERA
Presidente
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