El Gobierno Nacional preocupado por la desorganización de los archivos, y con el propósito de combatir la corrupción, decretó la Ley General de Archivos: Ley 594 de julio 14 del 2000.
Las investigaciones de expertos del Archivo General de la Nación, dieron un resultado abrumador al gobierno acerca del manejo inadecuado de los archivos, la mala administración de la información y la falta de ética en el uso de los archivos, en las entidades. Esto ha ocasionado la liquidación de muchas empresas en el país, las cuales entraron a la quiebra no solo por malos manejos administrativos, sino por el inadecuado manejo de los archivos que es donde reposan todos los registros de las actividades de una empresa y es garante de la transparencia de sus actividades.
Con la creación de la Ley 594 del 2000, el gobierno estableció las reglas y principios que rigen la función archivística en todo el país. Inicialmente su ámbito de aplicación para las entidades publicas como las privadas con funciones públicas, pero se aspira que por medio de un Decreto el gobierno logre llegar a las empresas privadas, con el fin de unificar el sistema para la organización, conocimiento y administración apropiada de la información.
En la Ley 594 del 2000, se definen conceptos técnicos que tienen que ver con el vocabulario archivistico, esto con el propósito de que las empresas se familiaricen con los términos y se manejen sin ningún inconveniente. Es muy importante que tanto los directivos de una empresa como el personal encargado directamente de manejar archivos, conozcan muy bien los términos que se manejan en un archivo.
La Ley incluye los principios generales que rigen la función archivistica, con estos principios se pretende lograr que las empresas tomen conciencia de la importancia de organizar los archivos, sus ventajas y desventajas. Estos principios son:
Los fines de los archivos: cuyo objetivo es el de disponer de la documentación organizada, fomentar esta cultura garantiza la recuperación de la información y se facilita la posibilidad de la consulta para el ciudadano, cumpliendo así con un servicio al que tiene derecho la comunidad. Todos los involucrados en este medio de la organización de archivos, debemos ser multiplicadores y promotores de la buena costumbre de organizar los archivos, solo si somos persistentes y damos ejemplo podemos soñar con que algún día Colombia, contará con el orden como parte de sus políticas de gobierno.
La importancia de los archivos: conocer el valor de la información tanto para la administración de cualquier empresa, como para la cultura, esta incluido dentro de los planes propuestos en esta ley para la organización de un archivo. Ya no se desechan los documentos porque son viejos, ahora debemos utilizar las técnicas sugeridas para este proceso, con el fin de proteger y perpetuar nuestra historia, además de respaldar cualquier gestión.
El principio de institucionalidad e instrumentalidad: se refiere a que los documentos donde reposa la información de una empresa o ciudadano son el soporte para la toma de decisiones, respaldan la gestión o actividades tanto en el campo administrativo como el económico, político y cultural sino también en el campo de la justicia constituyéndose estos en testimonio y pruebas de hechos y obras, contribuyendo así en garantizadores de derechos y núcleos de información.
El principio de responsabilidad: para los servidores públicos con respecto a la organización, conservación, el uso y manejo de los documentos. Esto quiere decir que tanto las entidades publicas como las privadas con funciones publicas, deben cumplir con este principio de acuerdo a la ley para afianzar la eficiencia de su gestión.
El principio de dirección y coordinación de la función archivística: el gobierno ha designado al Archivo General de la Nación como el encargado de orientar y coordinar la actividad archivística en las entidades del estado y las vigiladas por este, con el fin de difundir la cultura de la organización de los documentos, proteger y conservar el patrimonio nacional, pues un país sin historia o una ciudad sin ella, puede desaparecer sin dejar ningún rastro. Esta entidad ha sido designada para esta tarea teniendo en cuenta que es una obligación del estado proteger la riqueza cultural, propender por una gestión transparente tal y como lo indica la Constitución Política del país.
El principio de administración y acceso: siendo una responsabilidad del estado velar por la administración de los archivos públicos, y cumplir con el derecho de los ciudadanos del acceso a la información, deben proporcionarse las condiciones y aplicar y utilizar los sistemas correspondientes para la organización y administración de los archivos, proporcionar igualmente el acceso a los documentos que él público solicite con las excepciones de ley.
El principio de racionalidad: una vez organizados los archivos de acuerdo a los lineamientos establecidos por esta Ley, se refleja el beneficio de la racionalidad en la producción y manejo de documentos, favoreciendo la administración pública, permitiendo así, no solo descongestionamiento en las oficinas sino la atención oportuna para quien requiera consulta e información.
El principio de modernización: para el crecimiento de una nación, es indispensable la modernización en procesos y sistemas no solamente para estar a la par de lo que demanda el mundo entero, sino también para garantizar la conservación y protección de la información, pues allí donde reposa la razón de existir de una empresa. Son los documentos donde se ha registrado información, sea cual fuere su soporte, los que pueden probar o testimoniar las actividades o gestiones de un país entero. Es por ello que la modernización es parte de la organización y aplicación del sistema de archivos, así podrán cumplir con su función y se aprovechara mejor este recurso.
El principio de interpretación: para la adecuada interpretación y aplicación de esta ley, el gobierno ha delegado al Archivo General de la Nación para la capacitación y acompañamiento a las empresas públicas como a las privadas con funciones públicas en la modernización y organización de sus archivos. Esta entidad ha desarrollado una labor muy importante, su gestión en este campo ya que esta generando frutos pues hoy en día la acogida a este llamado es nutrida y esta despertando a las empresas del letargo nocivo como es el desconocimiento del valor de la información.
El sistema nacional de archivos esta constituido por órganos asesores, coordinadores y ejecutores. El gobierno lo conforma con el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de organización administrativa, territorial y por servicios.
Esto con el fin de que los programas de organización de archivos se desarrollen no solo bajo los principios y políticas y normas ya establecidas, sino para que esta operación sea debidamente coordinada y descentralizada.
El objetivo del gobierno es que por medio de esta Ley, su aplicación y seguimiento se logre conocer y controlar la información y sus soportes en todas las entidades, pues bien sabemos lo que hoy en día sufrimos a causa de la corrupción, el no poseer pruebas por falta de organización y control de los archivos ha impedido que la ley se aplique a muchas personas que han realizado actividades corruptas y en detrimento del patrimonio nacional.
En él articulo 6º. Donde se trata de los planes y programas, esto quiere decir que todas las entidades que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos, deben esmerarse por llevar a cabo todo el programa propuesto por el Archivo General de la Nación, con respecto a la organización de los archivos en general. Para ello pueden contar con la asistencia técnica del mismo, apoyados también por los consejos territoriales y los comités técnicos. No cabe duda que este es un plan bien concebido, que el gobierno tiene solo expertos en el tema, todo para lograr un propósito: la organización de la información.
La información es el eje y la base de cualquier gobierno y cualquier administración, en nuestro país donde sufrimos el flagelo de la corrupción todos y cada uno de nosotros debemos contribuir no solo en nuestros empleos sino, dando a conocer el tema a nuestra familia, amigos, en fin... para que aprendamos a valorar la información. Crear conciencia acerca de su importancia no solamente le compete al gobierno nacional ni a las empresas ya sean publicas o privadas, igual nosotros como ciudadanos responsables debemos contribuir para que este sueño se cumpla.
La ley 594 del 2000 es muy clara en sus propósitos, presenta la categorización de los archivos públicos por su jurisdicción y competencia, por territorio, según organización del Estado, pero es puntual cuando explica que todos estos organismos están obligados a organizar sus archivos.
Para la organización de los archivos de acuerdo a la ley, se debe contar con un programa adecuado, bien estructurado con el fin de lograr el interés y participación del personal encargado de los archivos, Directivos responsables y todo el personal que en la empresa de una u otra forma maneja información.
En él titulo IV de esta Ley, además de que recuerda que es obligación conformar los archivos públicos, también indica que cada administración publica es responsable de que esto se cumpla. Deben dotar los archivos de los espacios e instalaciones adecuadas y de acuerdo a los parámetros establecidos tanto estructurales como climáticos, para la protección y conservación de la información. La información publica debe manejarse con ética y para ello se requiere de personal idóneo, por esa razón la responsabilidad de la organización y manejo de los archivos es una responsabilidad integral y aunque la Ley es clara y sancionará a los directos responsables en caso de que suceda algo contrario, es importante tener muy claro cuales son nuestras responsabilidades y obligaciones en esta importante tarea.
Para el desarrollo de este programa de organizar los archivos, la misma ley esta indicando que debemos tener en cuenta en el plan:
Conocer la Ley 594 del 2000 para tener muy claro las responsabilidades, obligaciones y su ámbito de aplicación.
Elaborar y presentar un proyecto o programa de gestión documental donde se incluya:
Sensibilización hacia los archivos y su organización
Proponer el uso de nuevas tecnologías y soportes que faciliten no solo la administración y control de la información, también el acceso para el público que desee consultar, igualmente deben ser sistemas que garanticen la conservación de la información de acuerdo a la Ley.
Un programa de capacitación que incluya: procesos archivisticos desde que se produce o recibe el documento hasta su destino final, para ello es muy importante que el personal se familiarice con el ciclo vital del documento, este se cumple en las tres fases de archivo: se inicia en el archivo de gestión, pasa al archivo central y posteriormente al archivo histórico, siempre teniendo en cuenta para que en estas dos últimas etapas los documentos se valoren, el resultado de esta valoración determina si deben conservarse por un tiempo, en forma permanente o si por el contrario pueden eliminarse en el mismo archivo de gestión.
Elaboración de inventarios para asegurar el control de los documentos.
Elaboración de las tablas de retención, presentarlas para su aprobación primero al comité de archivo de la misma empresa y luego a la entidad encargada de su revisión y aprobación que ha designado el gobierno.
Una vez aprobadas las tablas de retención deben ser difundidas al interior de la empresa y proceder a capacitar al personal para su debida aplicación.
Un plan de acción con el respectivo seguimiento, para verificar la aplicación de los procesos, para que la conformación de los archivos sea exitosa.
Es la organización de los archivos la que garantiza la transparencia de las actividades de una entidad, facilita las funciones de los empleados por el orden y la fácil ubicación de la información, se facilita el acceso del publico a la consulta de los documentos a excepción claro de los que protege la ley.
El gobierno a través de los órganos competentes, realiza el control y vigilancia de los archivos a las entidades que obliga la ley e igualmente esta trabajando el Decreto que le permitirá igualmente vigilar las entidades privadas, esto con el fin de combatir la corrupción que tanto daño hace a nuestro país.
Igualmente la Ley 594 del 2000 pretende proteger no solo el archivo públicos sino también los privados con valor histórico, y para ello ofrece apoyo, garantías y estímulos con el objeto de conservar y proteger dicha información. Para esto efectuará todos los pasos necesarios así tenga que expropiar alguna entidad o persona jurídica de estos archivos que se convierten en patrimonio nacional por ser parte de su historia, pues sabemos que la perdida de este tipo de información es irrecuperable.
La inadecuada administración de la información dentro de las organizaciones, ocasiona grandes inconvenientes al momento de la toma de decisiones. Hoy en día somos conscientes de que la información se ha constituido en uno de los principales activos o patrimonio de las empresas, pues es el soporte de la actividad y la fuente de organización en cada una de sus áreas.
La sensibilización y capacitación del personal de la empresa, son vitales pues la administración de la información requiere de la importancia y las practicas documentales adecuadas para poder brindar un soporte bien estructurado para la empresa.
Aunque hoy en día las nuevas tecnologías de la información, imponen la necesidad imperante de renovar conocimiento y ofrecer servicios automatizados, nuestra vista hacia el futuro de la administración de la información debe guiarse por los esquemas establecidos para la organización de los archivos, así se garantizan la confiabilidad y efectividad en los procesos archivísticos.
Para concluir, nosotros como empleados y como futuros profesionales, debemos esmerarnos por conocer cual es la situación de los archivos en la empresa para la cual laboramos, si aun no se ha propuesto un programa de gestión documental, es nuestra responsabilidad hacerlo aunque otras personas sean las encargadas y si es nuestra función con mayor razón. Trabajemos con ahínco en este propósito como empleados, como civiles y sobre todo como Colombianos. Siendo multiplicadores de este propósito de organizar los archivos, podemos contribuir a que algún día nuestra Colombia sea diferente: halla orden y tengamos paz.
