CAMARA DE COMERCIO DE CALI
DIAGNOSTICO AL ARCHIVO ADMINISTRATIVO

Actualmente en la entidad esta implementado el Programa de Gestión Documental. El programa ha sensibilizado al personal encargado de manejar archivos de gestión y también a los directores y jefes encargados de cada una de las áreas.

Igualmente se ha capacitado al personal y se descongestionaron los archivos de las oficinas.
El archivo central cumple con todos los procesos establecidos y aprobados.


PROCESOS DE ARCHIVO

En el área de Archivo de la Cámara de Comercio de Cali, se desarrollan los procesos de archivo de:
Producción
Recepción
Distribución
Tramite
Organización
Consulta
Conservación
Disposición final de los documentos

Producción:

En la Cámara de Comercio de Cali para la producción de los documentos se ha tenido en cuenta el logo y literatura que tiene que ver con la imagen corporativa, para el membrete de cartas, sobres, afiches, circulares, tarjetas de invitación, promoción de eventos, etc.

La creación y diseño de los documentos que se producen en la entidad, están de acuerdo a las normas Icontec.

La producción documental se ha regularizado y normalizado con base en la Tabla de Retención Documental, esto ha simplificado él tramite interno y externo de los documentos, se producen solo las copias autorizadas, disminuyendo así el volumen de documentos.

En general los documentos que se producen son: memorandos, circulares, actas, cartas, contratos.

Recepción:

La recepción de los documentos se realiza mediante la ventanilla única, recibiendo documentos a través de diferentes medios como: mensajeros, fax, correo electrónico, personalizado (cuando el mismo remitente entrega el documento).

Para la recepción de documentos actualmente se cuenta con personal capacitado
y se utiliza un programa en Excel para el registro y radicación correspondiente.

El proceso está basado en lo establecido por el Archivo General de la Nación.

Para los documentos recibidos se coloca el reloj para registro de fecha y hora de recibo, luego se procede a registrar dicho documento en la planilla donde se diligencian los siguientes ítems:
Fecha de recibo del documento
Numero de radicación
Nombre del remitente: entidad o persona.
Lugar de procedencia del documento.
Numero de radicación que trae el documento.
Fecha que trae el documento.
Resumen del asunto
Anexos (cantidad y tipo)
Código de la dependencia a la cual se remite el documento internamente.

Para las comunicaciones internas se ha establecido un sistema de control que ejecuta cada una de las secretarias del área remitente y del área que recibe el documento.

Los documentos Recepcionados que llegan a la entidad se distribuyen por medio del patinaje interno, en cada entrega se debe firmar la planilla de registro.

Distribución de Documentos

Los documentos recepcionados que llegan a la entidad se distribuyen por medio del patinaje interno, en cada entrega se debe firmar la planilla de registro.

Para los documentos internos se utiliza igualmente el patinaje interno y también se controla por medio de una planilla.

Los documentos producidos por la entidad hacia el exterior de la misma, se distribuyen de acuerdo a la necesidad requerida, por ejemplo: mensajería personalizada, mensajería urbana (distribución masiva), correo aéreo, correo certificado, correo especial nacional e internacional, servicio especial terrestre. Para la distribución igualmente se cuenta con los controles por área en planillas de Excel elaboradas para tal propósito.

Tramite de Documentos

El tramite de los documentos en la entidad tanto los producidos como los recibidos, se realiza de acuerdo a las políticas establecidas en la Cámara y también de acuerdo a lo de ley, por ejemplo los derechos de petición o tutelas tienen un tiempo limite de respuesta, también los requerimientos del gobierno. Para la correspondencia común se ha establecido un tiempo máximo de respuesta de 2 días.


Organización de Documentos

En cuanto a la organización de los documentos, se realiza en cada área de acuerdo a la Tabla de Retención Documental, respetando el orden original y la procedencia de los documentos. Se ha capacitado al personal que maneja archivos de gestión para la identificación de las series, subseries y tipos documentales de acuerdo a la TRD, ubicación en los expedientes, foliación de los documentos, índices, guías e inventarios.

Consulta de Documentos

La consulta de documentos se realiza de acuerdo a las políticas internas establecidas por la entidad (reglamento de archivo), pero en la parte de registros públicos los documentos son consultados por el público en general de acuerdo a la ley.

Internamente se realiza un control para la consulta de documentos:

Las áreas solo pueden consultar los documentos que producen o tienen que ver con su función.
Si un área solicita la consulta de un documento privado, esta solicitud debe estar autorizada por el Gerente de a entidad.

Determinados documentos como actas de Junta Directiva, Contratos deben ser consultados directamente en el Archivo Central pues no se autoriza sacar el documento de dicha área.


Conservación de Documentos

Actualmente la entidad conserva la información de archivo público digitalizada, con copias de seguridad interna y externa. Para el archivo administrativo aún la conservación de la información es física y se encuentra en el Archivo Central. Como actualmente se está implementando el Programa de Gestión Documental al interior de la entidad y aunque muchos procesos están consolidados, todavía falta gran parte de implementación del sistema.

La conservación del archivo administrativo en un medio magnético o microfilmado es aún un proyecto a mediano plazo.

Para la protección de la información que se encuentra físicamente, se hace una fumigación anual. Las limpiezas se realizan 3 veces al año.

Disposición Final De Los Documentos

La disposición final de los documentos se está realizando de acuerdo a la Tabla de Retención Documental.
Se ha capacitado al personal que maneja archivo en el proceso de selección y eliminación de documentos que cumplen su ciclo de vida en el archivo de gestión, siguiendo cada uno de los pasos sin omitir el acta de eliminación correspondiente.
Los documentos que deben ser transferidos al Archivo Central son remitidos por cada dependencia siguiendo la norma y cumpliendo con el formato de remisión y la organización de los documentos a transferir.
Las transferencias se han programado en forma anual.
Actualmente la entidad esta trabajando en el proyecto de la creación del Archivo Histórico.
Para la Eliminación de documentos, la entidad ha determinado donar el papel a una entidad que presta un servicio social: Fundamor. Este procedimiento se realza bajo estrictas normas de control.

NORMATIVIDAD


LEYES

LEY 57 DE 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.
LEY 6 DE 1992 (Art.74) Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios.
LEY 527 DE 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.


NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS

NTC 4095:
Norma General para la Descripción Archivística
NTC 4436:
Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.



CIRCULARES

Circular 01 de 2003 Organización y conservación de los documentos de archivo
Circular 04 de 2003 Organización de Historias Laborales
Circular 01 de 2004 Inventario de documentos a eliminar
Circular 012 de 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular 04 de 2003
CIRCULAR 02 DE 1997 Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.
CIRCULAR 01 DE 2001 Elaboración y adopción de Tablas de Retención Documental.
CIRCULAR 04 DE 2003 Organización de Historias Laborales
CIRCULAR 012 DE 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003 (Organización de las Historias Laborales)
CIRCULAR 01 DE 2004 Inventario de documentos a eliminar


CATEGORIA DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI.

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