EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Se considera el ciclo vital del documento como las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

El ciclo vital de la información documental constituye, por tanto, el principal concepto de la Administración de documentos, según el cual los archivos recorren tres fases o edades que caracterizan su operación dentro de las instituciones:

Una primera etapa o edad de los documentos es la denominada "activa" o "de gestión" de la información documental. En esta etapa los documentos se producen y usan para desahogar la gestión cotidiana de los organismos y por ello tienen una utilidad inmediata para la atención de trámites, esto es, tienen un alto valor administrativo, legal y fiscal.

Una segunda fase o edad es la conocida como la etapa "semiactiva" o "de conservación precautoria" de los documentos, en la que la información se utiliza sólo como referencia o como información que debe conservarse precautoriamente ya sea por sus valores legales o por los fiscales.

Una tercera etapa o edad es la conocida como "histórica" o "de conservación permanente" de los testimonios documentales. En esta fase los documentos cuya utilidad administrativa ha prescrito o no se resguardan ya sólo por precaución legal, adquieren un valor que va más allá de su valor institucional, para constituirse como documentación con un valor cultural y de testimonio de la evolución del organismo productor, esto es, como documentación con valor permanente, propiamente histórico.

Es con base en este ciclo que la operación de los archivos puede especializarse de conformidad con los usos y tratamiento diferenciados de la información archivística que se da a lo largo del ciclo, pues no es lo mismo manejar los documentos que se encuentran en la fase activa, que los que deben manejarse en su etapa semiactiva o histórica.

Los usos, los usuarios, los procesos de trabajo, los instrumentos y métodos, y los recursos que se utilizan en cada etapa del ciclo son distintos. Con base en este paradigma puede construirse un sistema de archivos, un diseño institucional apropiado para la operación integral de los servicios archivísticos. De acuerdo con este ciclo, la Administración de Documentos propone la creación de estructuras funcionales especializadas para el tratamiento de los documentos, que operen estrechamente vinculadas como sistema, como conjunto de elementos que comparten propósitos comunes. Estas estructuras funcionales deben aglutinarse consecuentemente como un Sistema Institucional de Archivos, formado por diversos componentes, tanto normativos como operativos, a través de los cuales puedan efectuarse todos los procesos y procedimientos técnico-archivísticos, así como diseñarse y planificarse los recursos e instrumentos que permitan el correcto ejercicio del ciclo vital de los documentos.