martes, 1 de julio de 2008

CONTROL DE TRAMITE DE DOCUMENTOS




Actualmente el control para el trámite de documentos es manual, aún no contamos con un software y por lo tanto se utiliza para dicho control la misma planilla de registro de documentos recepcionados.



Para la suscripción del contrato se debe cumplir con lo siguiente:


Aprobación de la solicitud del contrato.
Cumplimiento con todos los requisitos establecidos, previos a la suscripción del contrato.
Revisión del Área Jurídica antes de la consecución de las firmas.
Una vez obtenido el visto bueno del Área Jurídica, se procede a recoger las firmas de las partes.
Una vez obtenidas todas las firmas, se registra el contrato en la base de datos quedando así ya suscrito en la entidad


NUMERACION DE CONTRATOS



El sistema que se utiliza actualmente en la entidad para numerar los contratos es manual. El sistema se ha diseñado de forma sencilla pero ha sido efectiva. Esta numeración consta de tres (3) números antecedidos por cero.

Ejemplo: 08 – 06 – 024
08: corresponde al año en que se ha elaborado el contrato.
06: mes en el cual se ha elaborado el contrato
024: corresponde al número consecutivo asignado.

ACTOS ADMINISTRATIVOS


EN LOS ESTATUTOS:


CAPITULO V. DE LA JUNTA DIRECTIVA Y SUS FUNCIONES:


Artículo 16º.- De las reuniones de la Junta Directiva se levantarán actas, las cuales serán firmadas por el Presidente y el Secretario de la misma. En las actas deberá dejarse constancia de la fecha de la reunión, de los miembros que asistan, de los ausentes, de las excusas presentadas y de las decisiones que se adopten. Dentro de los diez (10) días siguientes a la aprobación del acta respectiva, un resumen de las conclusiones adoptadas será enviado a la Superintendencia de Industria y Comercio. Las actas deberán ser aprobadas en la siguiente reunión mensual o por una comisión nombrada para el efecto.


CAPITULO VI. DE LA COMISION DE LA MESA:


Artículo 19º: por medio de un acta: Aprobar y reformar el organigrama de la Cámara de conformidad con las políticas que señale la Junta; Aprobar y reformar los manuales que el ejercicio de las funciones que le competen a la Institución haga necesario; Fijar el escalafón y la escala de salarios de la Entidad de acuerdo al presupuesto y a las políticas que determine la Junta; Autorizar préstamos a los empleados de acuerdo con las políticas que fije la Junta; De conformidad con el presupuesto y las reglas que señale la Junta, crear los cargos que sean necesarios para el buen funcionamiento de la Institución y fijar la remuneración correspondiente; Autorizar la celebración o ejecución de los actos y contratos que por su cuantía le delegue la Junta Directiva.


CAPITULO II – CIRCUNSCRIPCION:


Artículo 4º.- La Cámara de Comercio de Cali podrá celebrar con otras cámaras convenios para mejorar la prestación de servicios de registros públicos y facilitar el cumplimiento de sus demás funciones.

lunes, 23 de junio de 2008

DOCUMENTOS CON CONTROL DE RESPUESTA




  • Derechos de petición
    Tutelas


Los Derechos de petición deben responderse inmediatamente se reciben, hay plazo máximo de 15 días hábiles para hacerlo pero por política de la entidad debe responderse de inmediato.


Tutela 24 horas contadas a partir de registrado el documento en la recepción.
En los dos casos anteriores el control del documento lo realiza el Director del área encargada de la respuesta, pues es la persona que recibe el documento para darle el tramite correspondiente.

RADICACION Y CONTINGENCIAS



RADICACION DE DOCUMENTOS

En la entidad se radican los documentos que salen y que llegan.
Los documentos salientes se les radican por área y es un consecutivo que se inicia cada primer día del año.
Los documentos que llegan y se recepcionan tienen su número de radicación también consecutivo el cual se inicia igualmente el primer día del año.


CONTINGENCIAS FRECUENTES


En el despacho de correspondencia a veces suele suceder que olvidan colocar el número de radicación y aún así sale el documento. En estos casos ya la comunicación se queda sin número.
En otras ocasiones sucede que utilizan un número consecutivo pero al final el documento no se despacha, en estos casos se procede a anular el número utilizado.
En cuanto al número de radicación para los documentos que llegan a la entidad, a veces se saltan número de manera involuntaria. En estos casos se coloca una nota aclaratoria al respecto.

FORMATO DE REGISTRO


FORMATO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEPCIONADOS

LISTA DE DOCUMENTOS QUE SE RECEPCIONAN



  • Solicitud de conceptos jurídicos
    Solicitud de certificados
    Embargos empresariales
    Informes de Confecámaras

PROCESO DE RECEPCION


Recibo del documento por ventanilla, cuando se recibe por mensajería personalizada o correo certificado.
Se abre el sobre y se sella el documento con el nombre de la entidad, fecha, hora de recibo, nombre de quien recepciona el documento.
Cuando el documento trae copia, a esta se le aplica el mismo procedimiento y se le devuelve al mensajero.
El documento recepcionado se registra de inmediato en la planilla


correspondiente donde quedan registrados los siguientes ítems:



  • Fecha de radicado
    Número de registro
    Entidad o persona que remite el documento
    Lugar de donde proviene el documento
    Número que trae el documento
    Fecha que trae el documento
    Resumen del asunto que trata el documento
    Anexos: se registra la cantidad en caso de que los traiga
    Repartido a: nombre del área o persona responsable del asunto.
    Nombre de quien entrega el documento, Número de cédula o carnet, nombre de la empresa de correo.
    Firma de quien recibe internamente el documento