CONTROL DE TRAMITE DE DOCUMENTOS

Actualmente el control para el trámite de documentos es manual, aún no contamos con un software y por lo tanto se utiliza para dicho control la misma planilla de registro de documentos recepcionados.

Para la suscripción del contrato se debe cumplir con lo siguiente:

Aprobación de la solicitud del contrato.
Cumplimiento con todos los requisitos establecidos, previos a la suscripción del contrato.
Revisión del Área Jurídica antes de la consecución de las firmas.
Una vez obtenido el visto bueno del Área Jurídica, se procede a recoger las firmas de las partes.
Una vez obtenidas todas las firmas, se registra el contrato en la base de datos quedando así ya suscrito en la entidad

NUMERACION DE CONTRATOS

El sistema que se utiliza actualmente en la entidad para numerar los contratos es manual. El sistema se ha diseñado de forma sencilla pero ha sido efectiva. Esta numeración consta de tres (3) números antecedidos por cero.

Ejemplo: 08 – 06 – 024
08: corresponde al año en que se ha elaborado el contrato.
06: mes en el cual se ha elaborado el contrato
024: corresponde al número consecutivo asignado.

ACTOS ADMINISTRATIVOS

EN LOS ESTATUTOS:

CAPITULO V. DE LA JUNTA DIRECTIVA Y SUS FUNCIONES:

Artículo 16º.- De las reuniones de la Junta Directiva se levantarán actas, las cuales serán firmadas por el Presidente y el Secretario de la misma. En las actas deberá dejarse constancia de la fecha de la reunión, de los miembros que asistan, de los ausentes, de las excusas presentadas y de las decisiones que se adopten. Dentro de los diez (10) días siguientes a la aprobación del acta respectiva, un resumen de las conclusiones adoptadas será enviado a la Superintendencia de Industria y Comercio. Las actas deberán ser aprobadas en la siguiente reunión mensual o por una comisión nombrada para el efecto.

CAPITULO VI. DE LA COMISION DE LA MESA:

Artículo 19º: por medio de un acta: Aprobar y reformar el organigrama de la Cámara de conformidad con las políticas que señale la Junta; Aprobar y reformar los manuales que el ejercicio de las funciones que le competen a la Institución haga necesario; Fijar el escalafón y la escala de salarios de la Entidad de acuerdo al presupuesto y a las políticas que determine la Junta; Autorizar préstamos a los empleados de acuerdo con las políticas que fije la Junta; De conformidad con el presupuesto y las reglas que señale la Junta, crear los cargos que sean necesarios para el buen funcionamiento de la Institución y fijar la remuneración correspondiente; Autorizar la celebración o ejecución de los actos y contratos que por su cuantía le delegue la Junta Directiva.

CAPITULO II – CIRCUNSCRIPCION:

Artículo 4º.- La Cámara de Comercio de Cali podrá celebrar con otras cámaras convenios para mejorar la prestación de servicios de registros públicos y facilitar el cumplimiento de sus demás funciones.