Para elaborar un contrato en la entidad, se requiere cumplir con los pasos previos a la contratación como completar la documentación aprobada. Los documentos previos a la elaboración del contrato son:
CARTA PROFORMA PARA INVITAR A COTIZAR
Esta carta contiene los siguientes elementos:
Fecha de emisión de la invitación y fecha máxima para presentar cotizaciones.
Nombre del oferente y persona de contacto para aclarar detalles de la cotización.
Teléfonos de contacto.
Detalle o descripción breve del trabajo a realizar.
Forma como debe presentar la cotización y medio por el cual debe hacerla llegar.
Detalles del procedimiento de selección que se utilizará, incluidas las categorías de la evaluación técnica y la ponderación que se dará a cada una.
Estimación indicada del nivel de necesidades de personal que ha de requerir el contratista, tiempo previsto para el desarrollo del trabajo
Información financiera que se exigirá a la firma seleccionada.
PROPUESTAS ECONÓMICAS O COTIZACIONES DEL CONTRATISTA
La cotización es un ofrecimiento comercial formal por parte de los proveedores contactados por la Cámara, en forma preimpresa de la empresa y debidamente firmada por quien la represente legal o comercialmente.
Si varias personas (naturales o jurídicas) confluyen al tiempo para presentar la cotización y sus términos son similares, la Cámara de Comercio de Cali tendrá la posibilidad de escoger aquel que mejores garantías le ofrezca, pudiendo también contratar con más de un (1) contratista si la combinación de los dos (2) contratos favorece a la Cámara técnica y/o económicamente.
La consecución de las cotizaciones es función de las áreas que contratan.
Criterios para solicitar cotizaciones de acuerdo con las cuantías estimadas a contratar:
Cuantías inferiores a un (1) S.M.M.L.V se conseguirán telefónicamente y el encargado de cotizar llevará un registro de ello.
Para cuantías mayores a un (1) S.M.M.L.V y menores o iguales a diez (10) S.M.M.L.V se recomienda tramitar como mínimo dos (2) cotizaciones.
Para cuantías superiores a diez (10) S.M.M.L.V se recomienda tramitar como mínimo tres (3) cotizaciones y en los casos que aplique un cuadro resumen de las propuestas, analizando los factores cualitativos y cuantitativos, sustentando el proveedor a seleccionar.
Se excluye del proceso de cotizaciones y prevalecerá solo una (1) propuesta comercial en:
En contratos intuitu personae será suficiente la propuesta técnica y económica del contratista.
Aquellos casos de monopolio o donde no hay sino un solo proveedor.
Casos imprevisibles y de urgencia excepcional que a juicio del director ordenador del gasto ameriten tratamiento especial.
TERMINOS DE REFERENCIA.
Toda elaboración de un contrato se debe tramitar en el documento "Término de referencia", documento interno dirigido a la subdirección jurídica firmado por el ordenador del gasto y que define el objeto, las obligaciones, especificaciones del bien o servicio que requiere contratar, las garantías requeridas, la fuente de los recursos del presupuesto o de fondos cuando aplique, el criterio de selección, el valor y su forma de pago, las autorizaciones y la identificación del contratista. Este documento servirá a la subdirección jurídica como guía que tipifica la naturaleza del contrato a elaborar.
Los datos del proveedor seleccionado deberán ser tomados del certificado de existencia y representación que anexa el comerciante en la propuesta.
Para los casos Intuitu personae el ordenador del gasto deberá consignarlo en los términos de referencia.
No será necesario tramitar el criterio de selección por parte del ordenador del gasto en contratos Intuitu personae.
CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
Para todo contrato, el contratante debe solicitar al contratista seleccionado el certificado de existencia y representación legal tratándose de personas jurídicas o personas naturales inscritas en el registro mercantil, éste certificado podrá ser en original y reciente, en todo caso su tiempo de expedición no debe ser superior a (3) tres meses.
Una vez se ha cumplido con esta documentación y este aprobada, se procede a diligenciar el formato para contratos el cual consta de los siguiente:
Numero del contrato: es una numeración consecutiva
Objeto: resumen concreto de lo que se trata el contrato
Contratista: nombre del contratista ya sea persona natural o jurídica
Valor: el monto total del contrato en números.
Texto del contrato: es el contenido del contrato de acuerdo a lo establecido por la ley con sus cláusulas correspondientes. Al final se coloca la fecha de la firma del contrato, nombre de la empresa contratante y la contratista, nombre, cargo y firma de los representantes legales de cada una y de dos testigos.
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